HENNGE Email DLP で、メールアドレスが大量に含まれていたら削除する設定をしていますが、該当するアドレス数が含まれていないにも関わらずメールが削除されてしまっているようです。どうしてでしょうか？

本文に含まれるメールアドレスや電話番号の記載件数を制限するフィルターを設定する場合には、フィルタには本文に「○○（対象文字列）」が「XX」個以上であるとき、メールを削除して送信者に通知する、といったような設定を行います。

しかし、設定した件数未満にも関わらず、フィルタリング対象となる場合があります。
殆どは、「マルチパート形式」でメールを送信した場合に発生します。

マルチパート形式とは

• HTMLメールに対応したメーラーの場合は、HTML形式で表示
• HTMLメールに非対応のメーラー場合は、プレーンテキスト形式でメールを表示

というような表示をする形式です。

そのため、マルチパート形式で作成されたメールには、プレーンテキスト形式とHTML形式の両方の情報がメール本体に含まれています。

上記の理由から、マルチパート形式で送信したメールの場合はメール本体に含まれる文字数が、表示される文字数の2倍になります。つまり、メール文中に含まれる設定したフィルター条件の文字列が、実際に含まれる文字列数 × 2 個含まれていることとなります。

また、条件の文字列部分がリンク形式となる場合、HTML形式に含まれる文字列の個数が増えて × 3 個としてカウントされるようになります。

日常的にマルチパート形式でメールを作成されること多い場合には、上記を考慮して設定値を検討いただくことをお奨めしております。