管理者にて保留メール / 承認メールの代理操作を行う

対象

HENNGE Email DLP の初期設定や、運用管理を行う管理者が本記事内容の対象となります。

目的

承認者の不在時や、何らかの原因でメール送信者が自身のユーザー画面にアクセスできない場合、
HENNGE Email DLP の管理者が代理でユーザーのメールを操作(送信、停止、削除、承認、却下)することができます。

初回のみご確認ください

管理画面にある「通知 (メール操作)」の設定が完了しているか確認し、未設定の場合は追加してください。
※管理者が保留メールを操作したときに、処理結果を送信者に通知するための設定です。
通知 (メール操作) を作成する
次の画像のように、宛先 All に対する登録があれば本作業は不要です。

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手順

1. HENNGE Email DLP 管理画面にログインします。

管理画面へのログイン方法と別の管理者を追加する方法

2. 「保留メールの検索」を開き、メールを検索します。

検索条件を指定することで、操作したいメールを絞り込むことができます。
(1) ステータス : すべて、保留中、承認申請中から選択してください。
(2) 日時指定・プリセット
(3) 日時指定・カスタム : 日時を指定すると、保留または承認処理が開始した日時で絞り込むことができます。
(4) 送信者 : 空白は全ユーザーが対象です。メールアドレスを指定する場合は完全一致で入力してください。

900005230206_suspendedemails1.png

3. 操作したいメールの列をクリックします。

「削除」「停止」「却下」「ダウンロード」はメールの詳細を開かずに操作することができます。

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4. メールの詳細画面で内容を確認し、該当する処理を行います。

承認要求時
・承認 : メールを即時送信します。次の画面で送信者向けのコメントを追加することができます。
・却下 : メールを削除します。次の画面で送信者向けのコメントを追加することができます。
保留メール
送信 : メールを即時送信します。
・削除 : メールを削除します。
・停止 : メールを停止します。(保留時間 1 - 999 分のメールについて自動送信をストップします。)

900005230206_suspendedemails4.png   900005230206_suspendedemails3.png

5. 送信者宛に管理者の処理結果がメール通知されます。(ユーザー画面の履歴には表示されません。)

通知メールの件名と本文は、管理画面の「通知 (申請者宛て)」「通知 (メール操作)」で設定しているテンプレートの内容です

          
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よくあるご質問