คู่มือการใช้ HDE Email Archive Admin Console

บทความนี้ประกอบไปด้วยวิธีการติดตั้งและตั้งค่า Email Archive ใน HDE Email Archive Admin Console รวมไปถึงคำแนะนำในการตั้งค่าเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการขององกรณ์ของท่าน

HDE Email Archive Admin Console ประกอบไปด้วย 3 ส่วน:

1) Archive Search
2) Console Settings
3) Logs

1) Archive Search

a) ค้นหา Archived Email
b) ค้นหา Archived Email (เพิ่มเติม)
c) ดาวน์โหลดอีเมล์
d) สถิติ Archive
e) การส่งต่ออีเมล์

a) ค้นหา Archived Email

☆ 1 - ล็อกอินเข้า Archive Console
https://console.hdems.com/

☆ 2 - เมื่อล็อกอินเข้าสู่ระบบแล้ว หน้าจอจะแสดงขึ้นตามรูปด้านล่าง:

☆ 3 - เลือกช่วงเวลาวันที่ที่ต้องการทำการค้นหาในช่อง "Search Period" แล้วกดปุ่ม "Search" แอดมินสามารถทำการค้นหาอีเมล์ทั้งหมดที่ถูกเก็บเข้า Archive ได้ในช่วงเวลานี้

*Note - ระบบอาจใช้เวลาสักพักในการโหลด หากระยะเวลาที่กำหนดไว้นั้นค่อนข้างยาว

☆ 4 - กดไปที่ปุ่ม "Condition" เพื่อเพิ่มช่องสำหรับทำการค้นหาด้วยเงื่อนไขอื่น แล้วกดปุ่ม "▼" ซึ่งจะแสดงรูปแบบการค้นหาต่างๆขึ้น โดยแอดมินสามารถกดเลือกรูปแบบการค้นหาได้ตามตัวเลือกด้านล่าง

รูปแบบเงื่อนไขการค้นหาทั้งหมดมีดังนี้:
1) From : กรองการค้นหาจาก From แอดเดรส
2) To/Cc/Bcc : กรองการค้นหาจาก To, Cc, Bcc แอดเดรส
3) Envelope From : กรองการค้นหาจาก Envelope From แอดเดรส
4) Envelope To : กรองการค้นหาจาก Envelope To แอดเดรส
5) Subject : กรองการค้นหาโดยหัวข้ออีเมล์
6) Attachment : กรองการค้นหาอีเมล์ที่มีไฟล์แนบ
7) Keyword : กรองการค้นหาอีเมล์ด้วย keyword ที่อยู่ในหัวข้ออีเมล์ หรือข้อความ หรือไฟล์แนบ

ค่ากำหนดเงื่อนไขการค้นหา:
1) Contains : ค้นหาอีเมล์ที่มี string ที่กำหนดในช่องถัดมา
2) Does Not Contain : ค้นหาอีเมล์ที่ไม่มี string ที่กำหนดในช่องถัดมา
3) Matches : ค้นหาอีเมล์ที่ตรงกับ string ที่กำหนดในช่องถัดมา
4) Does Not Matches : ค้นหาอีเมล์ที่ไม่ตรงกับ string ที่กำหนดในช่องถัดมา
5) Contains Except : ค้นหาอีเมล์โดยยกเว้น string ที่กำหนดในช่องถัดมา
6) Exists : ค้นหาอีเมล์ที่มีไฟล์แนบ
7) Does Not Exist : ค้นหาอีเมล์ที่ไม่มีไฟล์แนบ

b) ค้นหา Archived Email (เพิ่มเติม)

☆ 1 - การใช้งาน AND หรือการเพิ่มเงื่อนไขนั้นสามารถทำได้สองแบบ

1) เพิ่มเงื่อนไขโดยการกดปุ่ม "Condition"

2) ใส่ค่าที่ต้องการใช้ในการค้นหา โดยใส่เว้นวรรคระหว่างค่าสองค่าเช่น "keyword1 keyword2".

☆ 2 - การใช้งาน OR สามารถทำการกำหนดค่าที่ต้องการค้นหาได้ตามนี้ "keyword1 OR keyword2".

c) ดาวน์โหลดอีเมล์

☆ 1 - เมื่อทำการค้นหาอีเมล์แล้ว แอดมินสามารถกดไปที่อีเมล์เพิ่อตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมของอีเมล์นั้นๆ และสามารถดาวน์โหลดโดยการคลิกปุ่ม "Download" ตามรูปด้านล่าง ข้อความอีเมล์จะถูกดาวน์โหลดลงเครื่องในรูปแบบไฟล์ eml

☆ 2 - หากต้องการดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมด สามารถคลิกปุ่ม "Download" ที่อยู่ด้านบนในหน้า Archive Search ตามรูปด้านล่าง โดยข้อความอีเมล์ทั้งหมดจะถูกดาวน์โหลดลงเครื่องในรูปแบบไฟล์ mbox

*Note
- ในหน้า Archive Search อีเมล์สามารถแสดงขึ้นจำนวนสูงสุด 200 อีเมล์ในหนึ่งหน้าและสามารถดาวน์โหลดอีเมล์จำนวนสูงสุด 200 อีเมล์ต่อหนึ่งครั้ง
- ไซส์อีเมล์สามารถดาวน์โหลดได้สูงสุด 500MB ต่อหนึ่งครั้ง
- แอดมินจะไม่สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ หากมีแอดมินผู้อื่นทำการดาวน์โหลดอยู่

d) สถิติ Archive

☆ - ไปที่ "Archive Statistics" ในเมนูด้านซ้ายมือ แอดมินสามารถเช็คไซส์และจำนวนของอีเมล์ที่ถูกเก็บอยู่ใน Archive รวมถึงไซส์ความจุของ Archive ที่ได้ใช้ไปแล้ว

e) การส่งต่ออีเมล์

☆ 1 - ไปที่ "Archive Setting" ในเมนูด้านซ้ายมือ คลิกปุ่ม "Edit" ที่อยู่ด้านขวามือในช่อง "Allowed Mail Forwarding Domains"

☆ 2 - กำหนดโดเมนแอดเดรสที่ท่านต้องการให้อนุญาตสำหรับรับอีเมล์ที่อยู่ใน Archive ส่งออกไปยังโดเมนเหล่านี้ (กรุณาใส่หนึ่งแอดเดรสต่อหนึ่งบรรทัด)

1) Domain : @example.com
2) Sub Domain : .example.com

☆ 3 - ในการทำการส่งต่ออีเมล์ที่อยู่ใน Archive นั้น -> คลิกไปที่อีเมล์นั้น -> คลิกปุ่ม "Forward" -> หน้าต่าง "Forward This Mail" จะแสดงขึ้น ใส่อีเมล์แอดเดรสที่ต้องการส่งต่ออีเมล์ แล้วกด "Forward"

*Note - ถึงแม้ว่าหัวอีเมล์อย่างเช่น To, Cc หรือ Date นั้นจะแสดงตามอีเมล์ต้นฉบับ แต่เฉพาะบางแอดเดรสเท่านั้นสามารถรับอีเมล์ได้

2) Console Settings

a) User Settings
b) Console Settings
c) Search Settings

a) User Settings

☆ 1 - เพิ่ม User - ไปที่ "User Setting" ในเมนูด้านซ้ายมือ กด "Add New User"

☆ 2 - ใส่ข้อมูลผู้ใช้ที่จำเป็นแล้วกด "Add"

1) Username : ใส่ Username
2) Password : ใส่ Password
3) Password(Confirm) : ใส่ Password อีกครั้งสำหรับการยืนยัน
4) Access Policy : เลือก access policy หรือนโยบายการเข้าใช้งานสำหรับผู้ใช้นี้

Default : ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานเมนู "Email Archive" เพื่อทำการตรวจสอบได้อย่างเดียว
Domain Viewer : ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานเมนู "Email Archive" และ "Console" เพื่อทำการตรวจสอบได้อย่างเดียว
Domain Admin : ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานในรูปแบบ full control และสามารถทำการติดตั้งทั้งหมดได้

5) Search Policy : เลือก search policy หรือนโยบายการค้นหาสำหรับผู้ใช้นี้ โดยแอดมินสามารถทำการตั้ง Search policy ได้ในหน้า "Search Settings"

Default : ผู้ใช้สามารถค้นหาอีเมล์ทั้งหมดได้

b) Console Settings

☆ 1 - ไปที่ "Console Setting"

☆ 2 - กด "Edit" ในช่อง "Allow Access" แอดมินสามารถใส่เน็ตเวิร์ค IP addresses ที่อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าใช้ Archive Search Console หากเข้าใช้จากเน็ตเวิรค์ที่กำหนดในช่องนี้

1) Current Source IP Address : IP Address นี้คือ IP Address ที่ท่านใช้เพื่อเข้าใช้งานในตอนนี้
2) Allowed Access : กำหนด IP address หรือ CIDR format (เช่น 192.168.0.0/24) ที่ท่านต้องการให้อนุญาตเมื่อเข้าใช้งานจาก IP address เหล่านี้
*Note - หากตั้งค่า access control อย่างไม่ถูกต้อง ท่านอาจจะไม่สามารถเข้าใช้งานได้หลังล็อกเอาท์

☆ 3 - เปลี่ยน Time Zone - กด "Edit" ในช่อง "Domain Time Zone" แล้วเลือกโซนเวลาที่ท่านต้องการ

c) Search Settings

☆ 1 - ไปที่ "Search Settings" กด "Add New Search Policy" เพื่อทำการเพิ่มนโยบายการค้นหาใหม่

☆ 2 - ในหน้า Add New Search Policy แอดมินสามารถทำการตั้งค่าได้ดังนี้ :

1) Search Policy Name : ใส่ชื่อสำหรับ Search Policy
2) Allowed Search Period : ตั้งช่วงเวลาของอีเมล์ค้นหาที่ผู้ใช้สามารถทำการค้นหาใน Archive ได้
3) Allowed Search Address : กำหนดผลการค้นหาโดยโดเมนแอดเดรส เมื่อทำการตั้งค่านี้ อีเมล์ที่แสดงขึ้นใน Archive Search จะเป็นอีเมล์ที่มีโดเมนแอดเดรสอยู่ในหัวอีเมล์ช่อง To, Cc, Bcc หรือ Envelope from เท่านั้น
4) Extra Search Query : แอดมินสามารถจำกัดการเข้าใช้งานสำหรับผู้ใช้ได้ในช่องนี้ ท่านสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ในลิ้งค์นี้ HDE Email Archive Testing Procedure

3) Logs

a) Access Log
b) Archive Search Log

a) Access Log

แอดมินสามารถตรวจสอบข้อมูลการเข้าใช้ทั้งหมดได้ใน Access Log

☆ 1 - ไปที่ "Access Log"