TOPICS

HDE Email DLP คืออะไร?

HDE Email DLP คืออะไรและทำไมจึงมีความจำเป็นต่อบริษัท?

HDE Email DLP คือหนึ่งในเซอร์วิสที่เราให้บริการเป็นโซลูชันเสริมการรักษาความปลอดภัยสำหรับอีเมล โดยประกอบไปด้วยฟังก์ชัน Email Suspension (ป้องกันการส่งอีเมลผิดพลาด), Data Loss Prevention (ป้องกันข้อมูลบกพร่อง), Sending Approval (อนุมัติเมลก่อนส่งออก) และ Password Protected Zip File Encryption (เข้ารหัสไฟล์แนบโดยอัตโนมัติ) ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ บริษัทสามารถมั่นใจในความปลอดภัยของระบบการสื่อสารทางอีเมลระหว่างพนักงานภายในบริษัทไปยังภายนอกได้ ผ่านระบบกรองข้อมูลอีเมลไม่ให้มีข้อมูลสำคัญเช่น เลขบัตรเครดิต หรือข้อมูลลับของบริษัท รวมถึงระบบอนุมัติอีเมลก่อนส่งออก

1) Email Suspension (ป้องกันการส่งอีเมลผิดพลาด)

ฟังก์ชันนี้จะกันอีเมลก่อนส่งออกไปชั่วคราว (สามารถตั้งเวลาได้ตั้งแต่ 0 ถึง ตลอดกาล) ซึ่งผู้ใช้จะสามารถเช็คอีเมลอีกรอบและสามารถแก้ไขความผิดพลาดได้ก่อนที่อีเมลจะถูกส่งออกไปภายนอกบริษัท ตัวอย่างการใช้งาน หากตั้งค่า Email suspension ไว้ 5 นาที หลังจากที่ผู้ใช้กดส่งอีเมลแล้ว หากเมลตรงกับเงื่อนไขที่ตั้งไว้ (เช่น อีเมลแอดเดรสใน To: มีโดมเมนภายนอกที่ต่างกันเกิน 5 โดเมน) อีเมลจะเข้าไปอยู่ในระบบ suspension 5 นาทีก่อนถูกส่งออกไปโดยอัตโนมัติ ในช่วงเวลา 5 นาทีนี้ผู้ใช้สามารถเข้าไปเช็คข้อมูลอีเมลอีกรอบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องหรือแก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ หากตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถกดเพื่อส่งออกทันที

  • Fully Customisable Suspension Rule - แอดมินสามารถตั้งค่ากฎเกณฑ์สำหรับ suspension ได้ตามความต้องการของบริษัท
  • Default Suspension Rules - โดย default ระบบมี suspension rules ที่ตั้งไว้เป็นตัวอย่างการตั้งค่า หากอีเมลที่ส่งออกนั้นตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ อีเมลจะถูกส่งไปเก็บไว้ในระบบ suspension ก่อนถูกส่งออกไป โดย default จะถูกตั้งไว้ที่ 5 นาที
  • Suspension Messages - หลังส่งอีเมลออกไป ผู้ใช้สามารถเข้าไปเช็คอีเมลที่ถูก suspended ได้ใน Email DLP User Console ในกล่อง suspended messages เมื่อเช็คแล้ว ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะกดส่งออกทันที (Send) หรือยกเลิกการส่งออก (Discard) หรือหากไม่ทำอะไรเมื่อครบตามเวลาที่กำหนดไว้ อีเมลจะถูกส่งออกไปเองโดยอัตโนมัติ 
  • Search Suspension History - สามารถค้นหาหรือเช็คประวัติอีเมลที่ถูก suspended ได้จำนวน 100 suspended อีเมลล่าสุด
  • Suspension Notification - แอดมินสามารถตั้งค่าให้ระบบส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้ส่งเมื่ออีเมลที่ส่งออกถูกส่งไปที่กล่อง suspended messages

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการตั้งค่า เชิญอ่านได้ตามลิ้งค์ด้านล่างค่ะ:
คู่มือในการใช้ Search History
 

2) Data Loss Prevention (ป้องกันข้อมูลหายหรือบกพร่อง)

ตั้งตัวกรองข้อมูลอีเมลเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญเช่น ข้อมูลบัตรเครดิต เบอร์โทรศัพท์ หรืออีเมลแอดเดรส หลุดรั่วออกไปภายนอกบริษัท

  • Mail Group - กรุ๊ปเมลสามารถกำหนดให้เข้าใช้ตัวกรองที่ตั้งไว้ได้ โดยทุกอีเมลแอดเดรสที่อยู่ในกรุ๊ปจะถูกส่งผ่านตัวกรองนั้นๆ 
  • Rule Group - กรุ๊ปกฎเกณฑ์สามารถใส่กฎเกณฑ์ได้มากกว่าหนึ่งเพื่อนำไปใช้กับตัวกรอง
  • Rule - ประกอบไปด้วย Action, Notification และ Rule Condition
    • Action - คือการตอบสนองของระบบเมื่อตรงกับเงื่อนไขที่ตั้งไว้ การตอบสนองนั้นมี
      • Send ส่งอีเมล
      • Discard ลบอีเมล
      • Request for Approval ขอรับการอนุมัติอีเมล
      • Suspend email temporarily หยุดอีเมลชั่วคราวก่อนส่งออก
    • Notification - เมื่อเงื่อนไขของอีเมลที่ส่งออกตรงกับที่เงื่อไขที่ตั้งไว้ สามารถตั้งให้มีระบบส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังอีเมลแอดเดรส เช่นส่งไปยังผู้ส่ง ผู้อนุมัติ แอดมิน หรือสองอย่างจากที่กล่าวไป
    • Rule Condition - เงื่อนไขที่สามารถตั้งได้เช่น "Match all messages", "Match all the following (AND)", "Match any of the following (OR)" และ "Match messages that cannot be analysed" สำหรับ "AND" และ "OR" ซึ่งสามารถใส่ keyword หรือ regular expression เพื่อแสกนหาข้อมูลที่ต้องการกรองเช่น ข้อมูลบัตรเครดิต หรือ คำในข้อความ (เช่น 'ข้อมูลลับ') เมื่อตั้งค่าเงื่อนไขแล้วสามารถเลือก action สำหรับเงื่อนไขนั้นๆได้ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเจอข้อมูลบัตรเครดิตในอีเมล ให้ลบอีเมลออกทันที (discard) หรือให้หยุดการส่งอีเมลชั่วคราว (suspend)
  • Filter - ตัวกรองประกอบไปด้วย Priority, Sender, Recipient, และ Rule Group
    • Priority - ลำดับความสำคัญของตัวกรอง 100 ลำดับความสัญคำสูงสุด ไปจนถึง 99999 ลำดับความสำคัญต่ำสุด ซึ่งหากอีเมลที่ส่งออกมีเงื่อนไขที่ตรงกับตัวกรองมากกว่าหนึ่งตัว อีกเมลจะถูกส่งไปยังตัวกรองที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน 
    • Sender และ Recipient - ช่อง sender และ recipient สามารถเลือกได้จาก Mail Group ที่เซ็ตไว้ โดย default แอดมินสามารถเลือก All ซึ่งจะถูกนำไปใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดในระบบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการตั้งค่า เชิญอ่านได้ตามลิ้งค์ด้านล่างค่ะ:
การตั้งค่าสำหรับ Email Data Loss Prevention 

3) Sending Approval (การอนุมัติอีเมล)

ตั้งกฎสำหรับบางผู้ใช้หรือสำหรับอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไขบางอย่าง ในกรณีที่ต้องการให้อีเมลที่ส่งจากผู้ใช้บางกลุ่มหรืออีเมลที่ไม่ผ่านการกรอง จำเป็นจะต้องผ่านการอนุมัติก่อนที่เมลจะถูกส่งออกไปภายนอกบริษัท

  • Approver - ผู้ที่ถูกเซ็ตเป็นผู้อนุมัติจะสามารถเช็คข้อมูลอีเมลอีกรอบเพื่อตัดสินใจว่าอีเมลสามารถส่งออกไปได้หรือไม่
  • Pending Approval Messages - เมื่ออีเมลตรงกับเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เมลจะถูกส่งไปในกล่อง pending approval messages ของผู้อนุมัติ และเมลจะไม่ถูกส่งออกจนกว่าผู้อนุมัติจะอนุมัติอีเมล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการตั้งค่า เชิญอ่านได้ตามลิ้งค์ด้านล่างค่ะ:
การตั้งค่าสำหรับ Sending Approval
 

4) Password Protected Zip File Encryption (เข้ารหัสไฟล์แนบโดยอัตโนมัติ)

ระบบเข้ารหัสไฟล์แนบในอีเมลโดยอัตโนมัติเป็น ZIP ไฟล์พร้อมพาสเวิร์ด ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถส่งไฟล์แนบได้อย่างปลอดภัย

  • Automatic Zip Conversion - เมื่อไหร่ก็ตามที่มีไฟล์แนบอยู่ในอีเมล ระบบจะทำการเข้ารหัสไฟล์ให้เป็น ZIP ไฟล์
  • Password Protected - ผู้รับจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบ และจะได้รับอีเมลจากระบบแจ้งพาสเวิร์ดอีกอีเมลตามมา เพื่อเปิดไฟล์แนบ ผู้รับจะต้องมีพาสเวิร์ดในการปลดล็อคไฟล์
  • Fully Customisable Policy - แอดมินสามารถตั้งค่านโยบายเพื่อนำฟังก์ชันนี้ไปใช้กับบางกลุ่มผู้ใช้ และตั้งค่าอีเมลแจ้งเตือนพาสเวิร์ดให้ส่งไปยังผู้ส่งหรือผู้รับ หรือเฉพาะเวลาอีเมลตรงกับเงื่อนไขที่ตั้งไว้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการตั้งค่า เชิญอ่านได้ตามลิ้งค์ด้านล่างค่ะ:
การตั้งค่าสำหรับ Password Protected Zip File Encryption

          
Was this article helpful?

Frequently Asked Questions (FAQs)

พัฒนาโดย Zendesk