TOPICS

คู่มือในการใช้ Search History

บทความนี้เป็นคู่มือสำหรับการใช้งาน Email DLP Admin Console

คู่มือนี้จะแบ่งออกมาเป็น 4 ส่วน:
1) Filter Search (ค้นหาประวัติ Filter)
2) Approval Messages (ตรวจสอบข้อความที่รอรับการอนุมัติ)
3) Temporary Suspension Search (ค้นหาอีเมล์ที่ถูก Suspend)
4) Password Protected Zip File Encryption History (ค้นหาประวัติ Encryption)

1) Filter Search (ค้นหาประวัติ Filter)

a) Search History (ประวัติการค้นหา)

☆ 1 - ไปที่เมนู "Filter" - "Search History" ในด้านซ้ายมือ ในหน้า "Search History" แอดมินสามารถทำการใส่เงื่อนไขสำหรับทำการค้นหาได้ดั้งนี้ :


1) Range : ใข้สำหรับกำหนดช่วงเวลาที่อีเมล์ผ่านการกรอง
2) Rule Group Name : ค้นหาโดยกำหนดชื่อ Rule Group
3) Rule Name : ค้นหาโดยกำหนดชื่อ Rule
4) Action Rules : ค้นหาโดยกำหนดผล action ที่ระบบรัน (Sent/Delete/Request for Approval/Suspended Temporarily).

5) Subject : ค้นหาโดยชื่อหัวข้ออีเมล์
6) Sender : ค้นหาโดยอีเมล์แอดเดรสของผู้ส่ง
7) Recipient : ค้นหาโดยอีเมล์แอดเดรสของผู้รับ
8) Maximum Page Size : จำนวนอีเมล์ที่ต้องการให้แสดงขึ้นต่อหน้า สามารถเลือกให้แสดงผลได้ตั้งแต่จำนวน 10, 20, 50, หรือ 100 ต่อหนึ่งหน้า

☆ 2 - หลังจากกด "Search" ผลการค้นหาจะแสดงขึ้นตามรูปด้านล่าง:

☆ 3 - กดไปที่ Log เพื่อยืนยันข้อมูลรายละเอียดอีเมล์

1) Filtered Time : วันที่และเวลาที่อีเมล์ผ่านการกรอง
2) Rule Group Name : ชื่อ Rule Group ที่กรองอีเมล์
3) Rule Name : ชื่อ Rule
4) Action Results : ผลของ Action แอดมินสามารถตรวจสอบได้หากอีเมล์ถูกรันผ่านฟังก์ชันใดบ้างเช่น "Suspended temporarily" หรือ "Encrypted attachment" หรือ "Notification"
5) Suspension Time : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูก suspend ชั่วคราว
6) Action Time : วันและเวลาที่อีเมล์ถูกส่งออกโดยระบบผ่าน Approver หรือโดยผู้ใช้ หรือโดยระบบอัตโนมัติตามที่ตั้งไว้ในกฎ

7) Processing Results : ผลการดำเนินการหากอีเมล์ได้รับการส่งออก หรือผ่านการอนุมัติหรือถูกยกเลิกโดย Approver หรือผู้ใช้
8) Attachment : หากมีไฟล์แนบในอีเมล์ (รวมถึงไฟล์ใน HTML) เครื่องหมาย  จะแสดงขึ้น
9) Encryption : หากไฟล์แนบได้รับการ encrypt เป็นที่เรียบร้อย (ไม่รวมไฟล์ใน HTML) สถานะจะแสดงเป็น "Success"
10) Encryption Type Name : ชื่อ Encryption Type ที่ถูกใช้
11) Subject : หัวข้ออีเมล์
12) Sender : แอดเดรสผู้ส่ง (Envelope-From)
13) Recipient : แอดเดรสผู้รับ (Envelope-To)
14) Size : ไซส์อีเมล์ โดยรวมไซส์ของหัวอีเมล์ ข้อความอีเมล์และไฟล์แนบ

☆ 4 - หลังจากทำการค้นหาแล้ว แอดมินสามารถดาวน์โหลดผลการค้นหาเป็นไฟล์ CSV format ได้หากต้องการตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมตามด้านล่าง:



1) Error : หากมี error เกิดขึ้น ช่องนี้จะแสดงเหตุผลที่เกิด error
2) Approver Name : ชื่อของผู้อนุมัติหรือ Approver
3) UUID : Unique User ID
 

2) Approval Messages (ตรวจสอบข้อความที่รอรับการอนุมัติ)

คู่มือการใช้งาน Sending Approval แยกออกมาเป็น 3 ส่วนดังนี้:

a) Approve or Reject Message (ยืนยันอนุมัติข้อความ)
b) History (ประวัติ)

c) Pending Approval Message (ค้นหาข้อความที่รอรับการอนุมัติ)

a) Approve or Reject Message (ยืนยันอนุมัติข้อความ)

กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากลิ้งค์นี้ : HDE Email DLP User Console Guide : User Console

b) History (ประวัติ)

☆ 1 - ไปที่ "Approval" - "History" ในเมนูด้านซ้ายมือ แอดมินสามารถทำการค้นหาบันทึกของข้อความล่าสุด 100 ข้อความ ที่ผ่านระบบกรองอีเมล์ และสามารถตรวจสอบหากอีเมล์นั้นได้รับการอนุมัติหรือไม่

กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากลิ้งค์นี้ : HDE Email DLP User Console Guide : User Console

☆ 2 - ไปที่ "Approval" - "Search History" ในเมนูด้านซ้ายมือ ในหน้า "Search History" แอดมินสามารถทำการค้นหาได้ผ่านเงื่อนไขเหล่านี้ :

1) Range(Processing Time) : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูกส่ง
2)
Approver : ชื่อของผู้อนุมัติ
3)
Processing Results : ผลการอนุมัติ สามารถเลือกเงื่อนไขระหว่าง Send หรือ Delete

4) Rule Group Name : ชื่อของ Rule Group ที่ถูกใช้
5) Rule Name : ชื่อ Rule ที่ถูกใช้
6) Subject : หัวข้ออีเมล์
7) Sender : อีเมล์แอดเดรสของผู้ส่ง
8) Recipient : อีเมล์แอดเดรสของผู้รับ
9)
Range(Suspension Time) : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูก suspend ชั่วคราว
10) Maximum Page Size : จำนวนอีเมล์ที่ต้องการให้แสดงขึ้นต่อหน้า สามารถเลือกให้แสดงผลได้ตั้งแต่จำนวน 10, 20, 50, หรือ 100 ต่อหนึ่งหน้า

c) Pending Approval Message (ค้นหาข้อความที่รอรับการอนุมัติ)

☆ 1 - ไปที่ "Approval" - "Search Messages" ในเมนูด้านซ้ายมือ ในหน้า "Search Messages" แอดมินสามารถทำการค้นหาข้อความที่รอรับการอนุมัติได้ผ่านเงื่อนไขเหล่านี้ :


1)
Range : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูกส่ง
2)
Rule Group Name : ชื่อของ Rule Group ที่ถูกใช้
3)
Rule Name : ชื่อ Rule ที่ถูกใช้
4)
Subject : หัวข้ออีเมล์
5)
Sender : อีเมล์แอดเดรสของผู้ส่ง
6)
Recipient : อีเมล์แอดเดรสของผู้รับ
7)
Maximum Page Size : จำนวนอีเมล์ที่ต้องการให้แสดงขึ้นต่อหน้า สามารถเลือกให้แสดงผลได้ตั้งแต่จำนวน 10, 20, 50, หรือ 100 ต่อหนึ่งหน้า

☆ 2 - หลังจากกด "Search" แล้วผลการค้นหาจะแสดงขึ้นตามด้านล่าง:

☆ 3 - กดเลือกอีเมล์แล้วกด "Release" เพื่อยืนยันอนุมัติ

3) Temporary Suspension Search (ค้นหาอีเมล์ที่ถูก Suspend)

คู่มือการใช้งาน Temporary Suspension แยกออกมาเป็น 3 ส่วนดังนี้:

a) Send or Discard Message (ส่งหรือยกเลิกอีเมล์)
b) History (ประวัติ)
c) Temporary Suspension Message (ค้นหาข้อความที่ถูก suspended)

a) Send or Discard Message (ส่งหรือยกเลิกอีเมล์)
กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากลิ้งค์นี้ : HDE Email DLP User Console Guide : User Console

b) History (ประวัติ)

☆ 1 - ไปที่ "Temporary Suspension" - "History" ในเมนูด้านซ้ายมือ แอดมินสามารถทำการค้นหาบันทึกของข้อความล่าสุด 100 ข้อความ ที่ผ่านระบบ Suspension และสามารถตรวจสอบหากอีเมล์นั้นได้ถูกส่งออกหรือยกเลิก

กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากลิ้งค์นี้ : HDE Email DLP User Console Guide : User Console

☆ 2 - ไปที่ "Temporary Suspension" - "Search History" ในเมนูด้านซ้ายมือ แอดมินสามารถทำการค้นหาอีเมล์ที่ถูก suspended ได้ผ่านเงื่อนไขเหล่านี้

1) Range(Processing Time) : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูกส่ง
2) 
Processing Results : ผลการอนุมัติ สามารถเลือกเงื่อนไขระหว่าง Send หรือ Delete

3) Rule Group Name : ชื่อของ Rule Group ที่ถูกใช้
4) Rule Name : ชื่อ Rule ที่ถูกใช้
5) Subject : หัวข้ออีเมล์
6) Sender : อีเมล์แอดเดรสของผู้ส่ง
7) Recipient : อีเมล์แอดเดรสของผู้รับ
8) 
Range(Suspension Time) : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูก suspend ชั่วคราว
9) Maximum Page Size : จำนวนอีเมล์ที่ต้องการให้แสดงขึ้นต่อหน้า สามารถเลือกให้แสดงผลได้ตั้งแต่จำนวน 10, 20, 50, หรือ 100 ต่อหนึ่งหน้า

 

c) Search and Release Temporary Suspension Message (ค้นหาข้อความที่ถูก suspended)

☆ 1 - ไปที่ "Temporary Suspension" - "Search History" ในเมนูด้านซ้ายมือ โดยในหน้า "Search History" แอดมินสามารถทำการค้นหาได้ผ่านเงื่อนไขเหล่านี้ :


1) 
Range : ช่วงเวลาที่อีเมล์ถูกส่ง
2) 
Rule Group Name : ชื่อของ Rule Group ที่ถูกใช้
3) 
Rule Name : ชื่อ Rule ที่ถูกใช้
4) 
Subject : หัวข้ออีเมล์
5) 
Sender : อีเมล์แอดเดรสของผู้ส่ง
6) 
Recipient : อีเมล์แอดเดรสของผู้รับ
7)
Advanced Search : ค้นหาอีเมล์ที่ยังไม่ถูกส่งออกแม้ว่าช่วงเวลา period of suspension ที่ตั้งค่าไว้ใน Rule Group จะหมดอายุแล้วก็ตาม
8) 
Maximum Page Size : จำนวนอีเมล์ที่ต้องการให้แสดงขึ้นต่อหน้า สามารถเลือกให้แสดงผลได้ตั้งแต่จำนวน 10, 20, 50, หรือ 100 ต่อหนึ่งหน้า

☆ 2 - หลังจากกด "Search" ผลการค้นหาจะแสดงขึ้นตามรูปด้านล่าง:

☆ 3 - กดเลือกอีเมล์แล้วกด "Release" เพื่อยืนยันการส่งออก

4) Password Protected Zip File Encryption History (ค้นหาประวัติ Encryption)

กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากลิ้งค์นี้ : HDE Email DLP User Console Guide

          
Was this article helpful?

Frequently Asked Questions (FAQs)

พัฒนาโดย Zendesk