บทความนี้ประกอบไปด้วยวิธีการใช้งาน HDE Email DLP User Console และการตั้งค่าต่างๆ รวมไปถึงคำแนะนำในการตั้งค่าเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการขององกรณ์ของท่าน

คู่มือการใช้งาน HDE Email DLP ประกอบไปด้วย 2 ส่วน: User Console Guide และ Admin Console Guide โดยในหน้านี้จะเป็นข้อมูลวิธีการใช้งานสำหรับผู้ใช้เท่านั้น สำหรับวิธีการใช้งานสำหรับแอดมินนั้นจะอยู่ในหน้าอื่น

User Console Guide นั้นแยกออกมาเป็น 3 ส่วน:
1) วิธีการใช้งาน Temporary Suspension
2) วิธีการใช้งาน Password Protected Zip File Encryption
3) วิธีการใช้งาน Sending Approval Guide (สำหรับ Approver)

1) วิธีการใช้งาน Temporary Suspension

วิธีการใช้งาน Temporary Suspension:

a) Send or Discard Message (การส่งหรือยกเลิก)
b) ประวัติการใช้งาน

a) Send or Discard Message (การส่งหรือยกเลิกข้อความ)
☆ 1 - ไปที่ "Temporary Suspension" - "Suspension Messages" ในเมนูด้านซ้ายมือ หน้าจอจะแสดงข้อมูลของอีเมลทั้งหมดที่ถูก suspend (ระงับการส่งออกชั่วคราว)

*Note - บางอีเมลอาจแสดงขึ้นซ้ำกันขึ้นอยู่กับกฎที่ตั้งไว้ในการกรองอีเมล (ยกตัวอย่างเช่น หากมีกฎสำหรับกรองอีเมลที่ส่งไปยังบริษัท A และอีกกฎสำหรับอีเมลที่ส่งไปยังบริษัท B อีเมลที่ส่งไปยังทั้งสองบริษัท จะแสดงขึ้นเป็นสองอันในหน้านี้)

☆ 2 - ท่านสามารถกดไปที่อีเมลเพื่อตรวจสอบข้อมูลอีเมลเพิ่มเติม

☆ 3 - ข้อมูลอีเมลต่างๆจะแสดงขึ้น สามารถกดส่งออกทันที "Send" หรือยกเลิก "Discard" ได้ในหน้าจอนี้

*Note - ขึ้นอยู่กับกฎที่ตั้งไว้ โดยทั่วไปนั้นอีเมลที่ถูกระงับการส่งออกชั่วคราว (Temporary suspended) นั้นจะถูกส่งออกโดยอัตโนมัติหลังระยะเวลาหนึ่งที่แอดมินได้ตั้งไว้ โดยปกติแล้วผู้ส่งไม่จำเป็นจะต้องเข้ามาใช้หน้าจอนี้ นอกจากในกรณีที่ผู้ส่งต้องการยกเลิกการส่งออกเนื่องจากอีเมลมีความผิดพลาดใดๆ หรือต้องการส่งออกโดยทันทีในช่วงเวลาที่อีเมลนั้นถูกระงับชั่วคราว ผู้ใช้สามารถเข้ามาในหน้านี้เพื่อทำการส่งออกและยกเลิกได้ด้วยตนเอง

b) History (ประวัติการใช้งาน)

☆ - ไปที่ "Temporary Suspension" - "History" ในเมนูด้านซ้ายมือ หน้าจอจะแสดงประวัติการใช้งานของอีเมล 100 อีเมลล่าสุดที่ถูกระงับการส่งออกชั่วคราว และผลการใข้งานหากอีเมลนั้นได้รับการส่งออกหรือยกเลิก

2) วิธีการใช้งาน Password Protected Zip File Encryption

a) History (ประวัติการใช้งาน)

☆ 1 - ไปที่ "Encryption" - "History" ในเมนูด้านซ้ายมือ หน้าจอจะแสดงประวัติการใช้งานของอีเมล 100 อีเมลล่าสุดที่ไฟล์แนบได้รับการเข้ารหัส (Encrypted) และผลการเข้ารหัสไฟล์แนบ

☆ 2 - ท่านสามารถกดไปที่อีเมลเพื่อตรวจสอบข้อมูลอีเมลเพิ่มเติม รวมถึงพาสเวิร์ดที่ระบบสร้างขึ้นสำหรับไฟล์แนบ

3) วิธีการใช้งาน Sending Approval Guide (สำหรับ Approver)

ฟังก์ชันนี้จะแสดงขึ้นเฉพาะใน User Console ของผู้ที่ได้รับสิทธิเป็นผู้อนุมัติ (Approver) เท่านั้น

วิธีการใช้งาน Sending Approval:

a) Approve or Reject Message (การอนุมัติข้อความ)
b) ประวัติการใช้งาน

a) Approve or Reject Message (การอนุมัติข้อความ)
☆ 1 - ไปที่ "Approval" - "Pending Approval Messages" ในเมนูด้านซ้ายมือ หน้าจอจะแสดงข้อมูลของอีเมลทั้งหมดที่รอรับการอนุมัติ

*Note - บางอีเมลอาจแสดงขึ้นซ้ำกันขึ้นอยู่กับกฎที่ตั้งไว้ในการกรองอีเมล (ยกตัวอย่างเช่น หากมีกฎสำหรับกรองอีเมลที่ส่งไปยังบริษัท A และอีกกฎสำหรับอีเมลที่ส่งไปยังบริษัท B อีเมลที่ส่งไปยังทั้งสองบริษัท จะแสดงขึ้นเป็นสองอันในหน้านี้)

☆ 2 - ท่านสามารถกดไปที่อีเมลเพื่อตรวจสอบข้อมูลอีเมลเพิ่มเติมก่อนทำการอนุมัติ

☆ 3 - ในหน้าจอนี้ หากท่านไม่ต้องการอนุมัติอีเมลนี้ ท่านสามารถทำการเปลี่ยนข้อความในอีเมลแจ้งเตือนที่จะถูกส่งไปยังผู้ส่งได้ โดยกดที่ลูกศรที่อยู่ด้านซ้ายมือของ "Notification of Approval" ตามรูปด้านล่าง

☆ 4 - ข้อมูลอีเมลต่างๆจะแสดงขึ้น สามารถกดอนุมัติทันที "Approve(Send)" อีเมลจะถูกส่งออกทันทีหรือไม่อนุมัติ "Reject(Delete)" อีเมลจะถูกลบและระบบจะทำการส่งอีเมลแจ้งเตือนไปให้ผู้ส่ง

b) History (ประวัติการใช้งาน)

☆ 1 - ไปที่ "Approval" - "History" ในเมนูด้านซ้ายมือ หน้าจอจะแสดงประวัติการใช้งานของอีเมล 100 อีเมลล่าสุดที่ถูกระงับการส่งออกชั่วคราว และผลการใข้งานหากอีเมลนั้นได้รับการส่งออกหรือยกเลิก รวมถึงประวัติการอนุมัติอีเมล