對象
HENNGE Email DLP 使用團隊郵件功能的使用者。
目的
本文將說明團隊成員如何在 HENNGE Email DLP 使用者介面中對「暫停郵件匣」進行確認及操作(傳送、刪除等)。
注意事項
- 本文基於 2024 年 9 月時的產品規格撰寫,未來如有變更,將不另行通知。
- 登入HENNGE Email DLP 使用者介面請參閱以下文章。
登入 HENNGE Email DLP - 若欲使用團隊郵件功能,管理員需要事先完成團隊郵件設定。
- 對於無設定暫停期限(如:暫停 10 分鐘)的團隊郵件,若郵件發送後 10 天未執行傳送或刪除,系統將自動刪除。
※ 對於暫停狀態的郵件,如果從郵件發送後 10 天未執行傳送或刪除,系統將自動刪除。
放置的我的郵件/團隊郵件/承認郵件會發生什麼?
目錄
詳細說明 / 步驟
HENNGE Email DLP 可以讓預先設定的團隊成員確認並操作同一團隊成員發送的郵件。
1. 確認團隊郵件
要確認團隊郵件,請在 HENNGE Email DLP 使用者介面的左側選單中選擇 [ 暫停收件匣 ] - [ 團隊郵件 ]。
2. 項目說明
・規則群組名稱 : 顯示應用的規則群組名稱。
・規則名稱 : 顯示應用的規則名稱。
・暫停日期 : 顯示暫停的日期和時間。
・收件者 : 實際發送的收件地址。
※ 可能與電子郵件標頭中的 To、CC、BCC 不同。
・From : 顯示寄件者(標頭寄件者)。
・To : 顯示設定為收件者的人。
・Cc : 顯示設定為 Cc 的人。
・Bcc : 顯示設定為 Bcc 的人。
・大小 : 顯示郵件大小。
・附件 : 顯示附件檔名。
・純文字 / HTML : 訊息的顯示格式可以切換。
3. 操作
3.1. 傳送團隊郵件
要傳送團隊郵件,請選擇 [ 傳送 ]。
確認內容並選擇 [ 傳送 ]。
3.2. 刪除團隊郵件
要刪除團隊郵件,請選擇 [ 刪除 ]。
※ 刪除的郵件無法還原。如果需要重新發送,請再次從 Microsoft 365 或 Google Workspace 發送。
根據需要輸入評論,然後按下[ 刪除 ]。
如果管理員事先進行了設置,輸入的留言將會插入到發送者的通知中。
3.3. 暫停團隊郵件
暫停團隊郵件,請選擇 [ 暫停 ]。與發送或刪除時不同,不會顯示確認畫面。
團隊郵件暫停時,郵件將保留,直到團隊成員發送或刪除為止。
暫停的郵件,如果從郵件發送後 10 天未執行發送或刪除,系統將自動刪除。
※ 無法編輯郵件。若需要編輯,請進行刪除後至 Microsoft 365 (Exchange Online) Google Workspace (Gmail) 重新發送郵件。
根據需要輸入評論,然後按下[ 暫停 ]。
如果管理員事先進行了設置,輸入的評論將會插入到發送者的通知中。
3.4. 下載團隊郵件
暫停的郵件可以使用 eml 格式下載。
要下載暫停的郵件,請按下右上角的下載按鈕。
3.5. 檢查附件
要確認附件檔案,請點擊目標檔案的檢視圖示(紅框左)或下載圖示(紅框右)。
※ 根據使用者的操作系統,可能會有所不同。
※ 不保證支援預覽所有的檔案格式,若無法預覽請下載附件進行查閱。