問題
我正在使用 Email DLP，但有時電子郵件會被收件方郵件伺服器判定為垃圾郵件或被隔離。請問有什麼方法可以避免這種情況嗎？
解答
無法 100% 避免收件方的安全政策或個別判斷邏輯。
透過 Email DLP 發送郵件時，因為經過中繼，郵件路徑會有所變化，容易受到篩選器的影響。
然而，透過最佳化發送網域認證等方式，讓對方正確識別為「高信賴發件者」，可以將被判定為垃圾郵件的機率降到最低。
具體對策如下。
請務必先閱讀以下注意事項，再進行相關設定。
注意事項
發送端的技術性對策僅為取得信任的最低條件，收件者是否能收到郵件，最終仍取決於收件方的本地規則。
雖然發送端的對策可以將被判定為垃圾郵件的機率降到最低，但由於以下原因，無法保證 100% 投遞至收件匣。
針對重要通知，請視情況考慮使用其他聯絡方式，或請收件方將寄件者加入「允許清單」。
- 收件者個別白名單 / 黑名單： 即使發送網域認證設定正確，若收件者曾將郵件標記為垃圾郵件，或個別封鎖了該郵件地址，郵件仍無法送達。
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組織自訂安全強度： 政府機關、金融機構、大型企業等，可能會設定比一般郵件伺服器更嚴格的篩選條件。
例如：只要包含外部 URL 就被隔離、僅允許特定網域，其餘一律封鎖等。 -
AI／機器學習的動態判斷： 現代篩選器（如 Microsoft 365 的 Defender、Google Workspace 等）會根據過去的收件模式，動態調整判斷標準。
「昨天能收到，今天卻收不到」的情況，可能就是因為這種即時政策變更所致。 - 隔離（Quarantine）運作： 當伺服器判定郵件「疑似垃圾郵件」時，是否直接拒收（Reject）或移至隔離資料夾，取決於收件方系統管理員的政策。
完整實施發送網域認證（必要）
在現代郵件發送中，這些已非「禮儀」而是「必要條件」。
特別是 Google、Yahoo! 等發件者指引日益嚴格，HENNGE 強烈建議設定發送網域認證。
Email DLP 提供發送網域認證套用狀況的查詢功能，請善加利用。
［Email DLP］DMARC 套用狀況的確認與修正
關於在 Email DLP 設定各項發送網域認證的步驟，請參考下列說明文件。
- SPF（Sender Policy Framework）： 將發送伺服器的 IP 位址登錄於 DNS，宣告「此伺服器發送的郵件為真實郵件」。
- DKIM（DomainKeys Identified Mail）： 為郵件加上電子簽章，證明郵件內容未被竄改。
- DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）： 指定 SPF／DKIM 驗證失敗時的處理方式（如隔離或拒收）。
網域信譽管理
若網域「信譽」不佳，從該網域發送的郵件可能會被自動封鎖。
- 設定反向 DNS（PTR 記錄）： 請設定好 IP 位址能正確對應回網域名稱。
- 檢查黑名單： 請定期確認自己的 IP 是否被列入主要黑名單。
- 善用 Google Postmaster Tools 等工具： 透過 Google Postmaster Tools 可視覺化寄給 Google 的郵件評價與垃圾郵件率。
內容最佳化
篩選器會透過機器學習偵測「可疑行為」。
因此，避免下列內容，有助於降低郵件被判定為垃圾郵件的機率。
- 短網址： 短網址常被濫用來隱藏連結目標，容易被判定為可疑。
- HTML 與純文字多部件結構： 僅有 HTML、未包含純文字版本的郵件，較容易被判定為垃圾郵件。
- 不當關鍵字： 建議避免使用如「100% 保證」、「立即賺錢」等誇大宣傳語，以及過度使用符號（！！！）。
- 僅含圖片的郵件： 若郵件內容僅為圖片，篩選器無法讀取內容，可能被視為高風險。
發送名單健全化（名單清理）
若持續寄信到不存在的郵件地址，容易被視為「管理不善的發件者」。
若使用大量發送（如電子報），請定期檢查收件名單中的郵件地址。
- 立即排除退信（無法送達）郵件： 對於因錯誤退回的郵件地址，請勿再次發送。
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徹底執行 Opt-in： 僅向事先取得同意的對象發送郵件。
未經允許發送郵件，容易被收件者回報為垃圾郵件，導致網域評價大幅下降。