ご質問
業務システムから受信したメールがアーカイブ対象から除外されてしまいます。
原因と対策を教えてください。
回答
以下の環境から Gmail にメールを送信した場合に、それらのメールがアーカイブ対象から除外されてしまうことがあります。
- From アドレスで使用されているドメインが、Gmail で使用しているドメインと同じ (サブドメインを含む)
- エンベロープ From で使用されているドメインが Gmail で使用しているドメインと同じ (サブドメインを含む)
- 業務システムの送信元 IP アドレスがドメインの SPF レコードに含まれている、もしくは Gmail の受信ゲートウェイ設定に登録されている。
Gmail がこれらのメールを内部から受信したメールとして誤認識してしまうことによるものです。
本事象が発生した場合は業務システム個別のアーカイブ設定を追加します。
※ メールの受信自体が出来ていない場合は、［受信ゲートウェイ］や［ホワイトリスト］に追加するなど、スパムメールとして判定されていないことをご確認ください。
注意事項
- 業務システムの送信元サーバーのグローバル IP アドレスを確認してください。
※ 送信元のシステムが IPv6 を使用している場合は、IPv6 形式の IP アドレスも合わせて確認してください。
手順
- Google Workspace の管理画面にアクセスします。
https://admin.google.com/AdminHome （外部リンク） - ［アプリ］－［Google Workspace］－［Gmail］－［コンプライアンス］へアクセスします。
- ［コンテンツ コンプライアンス］の［設定］または［別のルールを追加］をクリックします。
- ［必須］にルールの説明文を入力します。
例）「Email Archive (rsmtpd_inbound) 業務システム用」 - ［影響を受けるメール］の「内部 - 受信」にチェックを入れます。
- ［次の一部がメールに一致する場合］－［表現］から［追加］をクリックします。
- ［メタデータの一致］を選択し、［属性］と［一致タイプ］を以下の通り設定し、［保存］をクリックします。
※ 送信元のシステムが IPv6 を使用している場合は、IPv6 形式の IP アドレスも合わせてご登録ください。- 属性 : ［ソース IP］
- 一致タイプ : ［ソース IP が次の範囲内にある］
- 下の欄に業務システムの送信元サーバーの IP アドレスを入力
- ［3. 上記の表現が一致する場合は、次の処理を行います］－［その他の配信先］の［受信者を追加］にチェックを入れて［追加］をクリックします。
- プルダウンより［詳細］を選択し、表示された項目の［ルートを変更］にチェックを入れ、［通常のルーティング］を［Email Archive (rsmtpd_inbound)］に変更します。
- ［カスタム ヘッダーを追加］にチェックを入れて［追加］をクリックします。
- 以下の通り設定し、［保存］をクリックします。
- ヘッダーキー : Hdems-Archive-Domain
- ヘッダーの値 : カスタマーポータルの［サービス一覧］－［HENNGE Email Archive］の［接続設定値］をご参照ください。
[Customer Portal] HENNGE One サービス一覧の確認方法
- ［保存］をクリックします。
- 画面を下にスクロールし、［オプションを表示］をクリックします。
- ［影響を受けるアカウントの種類］を以下の通りに設定し、［保存］をクリックします。
- ユーザー : チェックを入れる
- グループ : チェックを入れる
- 認識できない、キャッチオール : チェックを外す
- コンテンツコンプライアンスの設定が完了するので、［別のルールを追加］をクリックします。
-
手順 3 から 14 を繰り返し、以下の内容でコンテンツコンプライアンスを登録します。
手順 項目名 設定値 4 名前 「Email Archive (bsmtpd_inbound) 業務システム用」 5 影響を受けるメール － 受信
－ 送信
－ 内部・送信
✔️ 内部・受信6 各メッセージで検索するコンテンツを表す表現を追加 ［次の一部がメールに一致する場合］を選択 7 シンプルなコンテンツマッチ / 高度なコンテンツマッチ / メタデータの一致 ［メタデータの一致］を選択 7 属性 ［ソース IP］を選択 7 一致タイプ ［ソース IP が次の範囲内にある］を選択し、下の欄に業務システムの送信元 IP アドレスを入力 8 その他の配信先 ✔️ 受信者を追加 9 基本 / 詳細設定 ［詳細］を選択 9 ルート ✔️ ルートを変更
「Email Archive (bsmtpd_inbound)」10 ヘッダー － X-Gm-Original-To ヘッダーを追加
－ X-Gm-Spam ヘッダーと X-Gm-Phishy ヘッダーを追加
✔️ カスタム ヘッダーを追加11 カスタム ヘッダーを追加 → ヘッダーキー Hdems-Archive-Domain 11 カスタム ヘッダーを追加 → ヘッダーの値 HENNGE One 接続設定シート の「HENNGE Email Archive 接続設定値」シートを参照 14 オプション → B.影響を受けるアカウントの種類 ✔️ ユーザー
✔️ グループ
－ 認識できない、キャッチオール - ［コンテンツ コンプライアンス］の欄に設定が 2 つ追加されたら完了です。