[Email Archive] 業務システムから受信したメールがアーカイブから除外されてしまう事象について

ご質問

業務システムから受信したメールがアーカイブ対象から除外されてしまいます。

回答

以下の環境から Gmail にメールを送信した場合に、
それらのメールがアーカイブ対象から除外されてしまうことがあります。

• Fromアドレス で使用されているドメインが、Gmail で使用しているドメインと同じ (サブドメインを含む)
• エンベロープFrom で使用されているドメインが Gmail で使用しているドメインと同じ (サブドメインを含む)
• 業務システムの 送信元IPアドレス がドメインの SPFレコード に含まれている、もしくは Gmail の受信ゲートウェイ設定に登録されている。

Gmail がこれらのメールを内部から受信したメールとして誤認識してしまうことによるものです。
本事象が発生した場合は業務システム個別のアーカイブ設定を追加します。
※ メールの受信自体が出来ていない場合は、「受信ゲートウェイ」や「ホワイトリスト」に追加するなど、スパムメールとして判定されていないことをご確認ください。

事前確認

1. 弊社から提供している資料 HENNGE One 接続設定シート を事前に用意します。

2. 業務システムの送信元サーバーのグローバル IP アドレスを確認します。
※ 送信元のシステムが IPv6 を使用している場合は、IPv6形式の IP アドレスも合わせて確認します。

手順

1. Google Workspace の管理画面にアクセスします。
https://admin.google.com/AdminHome

2. [アプリ] - [Google Workspace] - [Gmail] をクリックします。

3. [コンプライアンス] をクリックします。

4. 画面を下にスクロールし、[コンテンツ コンプライアンス] 項目の [設定] または[別のルールを追加] をクリックします。

5. [必須] 項目にルールの説明文を入力します。

　例) HENNGE Email Archive (rsmtpd_inbound) 業務システム用

6. [影響を受けるメール] を以下の通り設定します。

「内部 - 受信」にチェックを入れます。

7. [次の一部がメールに一致する場合] を選択し、[追加] をクリックします。

8. [メタデータの一致] を選択します。

9. [属性]、[一致タイプ] を以下の通り設定し、[保存] をクリックします。
※ 送信元のシステムが IPv6 を使用している場合は、IPv6 形式の IPアドレス も合わせてご登録下さい。

• 属性 : ソース IP
• 一致タイプ : ソース IP が次の範囲内にある
• 下の欄に業務システムの送信元サーバーの IPアドレス を入力

10. 検索条件が登録されたことを確認した上で、画面を下部にスクロールします。

11. [その他の配信先] の [受信者を追加] にチェックを入れ、[追加] をクリックします。

12. プルダウンより [詳細] を選択します。

13. [ルートを変更] にチェックを入れ、[通常のルーティング] を [HENNGE Email Archive (rsmtpd_inbound)] に変更します。

14. [カスタム ヘッダーを追加] にチェックを入れ、[追加] をクリックします。

15. 以下の通り設定し、[保存] をクリックします。

• ヘッダーキー : Hdems-Archive-Domain
• ヘッダーの値 : HENNGE One 接続設定シート の「HENNGE Email Archive 接続設定値」シートを参照し、転送設定で使用されている共通のヘッダー値を入力します。

16. 手順 15 で設定した値が入っていることを確認の上、[保存] をクリックします。

17. 画面を下にスクロールし、[オプションを表示] をクリックします。

18. [影響を受けるアカウントの種類] を以下の通りに設定し、[保存] をクリックします。

• ユーザー : チェックを入れる
• グループ : チェックを入れる
• 認識できない、キャッチオール : チェックを外す

19. [別のルールを追加] をクリックします。

20. 手順 5 から 18 を繰り返し、以下の内容でコンテンツコンプライアンスを登録します。

21. [コンテンツ コンプライアンス] の欄に設定が 2 つ追加されたことを確認します。