ご質問
HENNGE Secure Download を利用する際に、送信者がグループアドレスの場合や、宛先がグループアドレスの場合、または受信者がメール転送を行っている場合の注意点を教えて下さい
回答
条件に応じて、下記の通りの注意点があります。
1. 送信者がグループアドレスの場合の注意点
送信者がグループアドレスの場合、HENNGE Email DLP ユーザーコンソールで、HENNGE Secure Download の履歴を確認することができません。
HENNGE Email DLP ユーザーコンソールは Microsoft 365 / Google Workspace にログインしているユーザーのメールアドレスに紐付いたメール（エンベロープ From がログイン中のユーザーのメールアドレスのメール）のみをご確認いただけます。
そのためグループアドレスを送信者として送信したメールの場合、HENNGE Secure Download の履歴などは確認することができかねております。
2. 宛先が社外のグループアドレスの場合の注意点
宛先が社外のグループアドレスの場合、宛先グループアドレスのメンバーに展開されたメールアドレスで認証することができません。
HENNGE Secure Download は、HENNGE Email DLP 上でメールの宛先（エンベロープ To）毎に専用のダウンロード URLを発行します。
URL からファイルをダウンロードする際には、宛先（エンベロープ To）のメールアドレスで認証を行う必要があるため、グループアドレスが宛先の場合には、グループアドレスで認証が必要になります。
3. 宛先が社内のグループアドレスの場合の注意点
宛先が社内のグループアドレスの場合、社内向けのメールが HENNGE Email DLP を経由するかによって動作が異なります。
Microsoft 365（Exchange Online）をご利用されている場合には、基本的に社内ドメイン間のメールは HENNGE Email DLP を経由せず、Exchange Online 内部で配送が行われますので添付ファイルは HENNGE Secure Download の機能で置換されることはありません。
一方で Google Workspace をご利用されている場合には、一部社内ドメイン間のメールも HENNGE Email DLP を経由させている場合がございます。
もし社内ドメイン間のメールも HENNGE Email DLP を経由する設定の場合には、社内間のメールについても添付ファイルが HENNGE Secure Download の機能で置換される可能性がございます。
4. 宛先に個人アドレスとグループアドレス（宛先に指定した個人アドレスが含まれる）の両方を指定してメール送信した場合の注意点
宛先に、「①個人」と「②その個人を含むグループアドレス」の両方を指定してメールを送信した場合、①および②の個人宛てメールのメッセージ ID が重複することにより、受信側にてどちらか一方がランダムに表示される問題を確認しております。本動作は、Microsoft 365／Google Workspace における共通の動作でございます。
（例）
以下宛先へメールを送付し、添付ファイルが HENNGE Secure Download で送信された場合
To：user@example.com（個人アドレス）
Cc：group@example.com（To の個人アドレスを含むグループアドレス）
このような場合、上述のとおりメッセージ ID が重複するとどちらか一方のみが表示される動作により、個人アドレスで受信したメールに添付されている PDF ファイル内の URL または 本文に追加されたファイルダウンロード用の URL にアクセスすると、 HENNGE Secure Download 認証ページに表示される認証コード受信用メールアドレスとして、個人アドレス user@example.com ではなく、グループアドレス group@example.com が表示される場合がございます。また、To / Cc の順番にかかわらず、受信した順番によりランダムにどちらか一方の受信メールのみが表示される仕様のようです。
5. 宛先に複数のアドレスが含まれており、複数アドレス内のある受信者が別の受信者に対してメールの転送を行っている場合
宛先に複数のメールアドレスが含まれており、ある受信者Aが別の受信者Bに対してメールの転送を行っている場合、メールのメッセージ ID が重複することにより、受信者Bのメールボックスには、受信者A宛のメール（転送されたメール）または受信者Bが直接受け取ったメールのどちらか一方がランダムに表示される問題を確認しております。本動作は、Microsoft 365／Google Workspace における共通の動作でございます。
上記ケースにおいて、もし受信者Bのメールボックスに受信者Aから転送されたメールが表示された場合、メールに添付されている PDF ファイル内の URL または 本文に追加されたファイルダウンロード用の URL にアクセスすると、 HENNGE Secure Download 認証ページに表示される認証コード受信用メールアドレスとして受信者Aのメールアドレスが表示されます。
注意事項
1. 本記事の内容は 2024 年 10 月時点で製品の内容をもとにしたものであり、以後予告なく変更される場合があります。