[Email DLP] 送信先メール サーバーで迷惑メールとして判定され、隔離または拒否される場合のベストプラクティス

ご質問

Email DLP を利用していますが、宛先メールサーバーで迷惑メール判定されたり、隔離されてしまうことがあります。回避する方法はありますか？

回答

受信側のセキュリティポリシーや個別の判定ロジックを 100 ％ 回避することは困難です。
Email DLP を経由して送信する場合、中継による経路の変化やフィルタリングの影響を受けやすくなる傾向があります。

しかしながら、送信ドメイン認証の最適化などによって「信頼性の高い送信者」として正しく認識させることで、判定率を最小限に抑えることが可能です。

具体的な対策は以下のとおりです。
必ず以下の注意事項を一読の上、対策を実施してください。

• 送信ドメイン認証の完全実施（必須）
• ドメインのレピュテーション管理
• コンテンツの最適化
• 配信リストの健全化（リスト・クリーニング）

注意事項

送信側の技術的な対策はあくまで 信頼を得るための最低条件 であり、受信者がメールを受け取れるかどうかは、受信側のローカルルールに依存します。
送信側の対策によってスパム判定される確率を最小化することはできますが、以下のような背景により受信トレイに100％届けることを保証する設定は存在しません。
重要な連絡については、必要に応じて別ルートでの確認や、受信側に「差出人許可リスト」への登録を依頼する運用も検討してください。

1. 受信者個別のホワイトリスト / ブラックリスト: 送信ドメイン認証が適切に設定されていても、受信者が過去に迷惑メールとして報告していたり、個別にアドレスを拒否設定していれば、メールは受信者に届きません。
2. 組織独自のセキュリティ強度: 官公庁や金融機関、大手企業などは、一般的なメールサーバーよりも極めて厳しいフィルタリングを設定している場合があります。
   例：外部 URL が含まれるだけで隔離、特定ドメイン以外は一律排除 など
3. AI・機械学習による動的判定: 現代のフィルター（Microsoft 365 の Defender や Google Workspace など）は、過去の受信パターンに基づき、リアルタイムで判定基準を変化させます。
   「昨日は届いたのに今日は届かない」といった現象は、このリアルタイムでのポリシー変更に依存している可能性があります。
4. 隔離（Quarantine）の運用: サーバー側で「スパムの疑いあり」と判定された場合に、拒否（Reject）せずに隔離フォルダへ送るかどうかは、受信側のシステム管理者のポリシーで決まります。

送信ドメイン認証の完全実施（必須）

現代のメール配信において、これらは「マナー」ではなく「必須要件」です。
受信者側（例：Outlook、Gmail、Yahoo!メール、iCloud など）の送信者ガイドラインは年々厳格化されていることから、HENNGE では送信ドメイン認証の設定を強く推奨しております。

Email DLP では、送信ドメイン認証の適用状況を確認する機能を提供していますのでぜひ活用してください。
［Email DLP］DMARC 適用状況の確認および修正

Email DLP にて各送信ドメイン認証を設定する手順については以下のヘルプセンターをご参照ください。

• SPF (Sender Policy Framework): 送信元サーバーの IP アドレスを DNS に登録し、「このサーバーからのメールは本物です」と宣言します。
  • ［Email DLP］SPF レコードの追加方法
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): メールに電子署名を付与し、途中で内容が改ざんされていないことを証明します。
  • ［Email DLP］テナント設定 － DKIM の設定
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): SPF / DKIM が失敗した場合の処理（隔離や拒否）を自ら指定します。
  • ［Email DLP］DMARC レコードの公開
  • DMARC ポリシーの強化について

ドメインのレピュテーション（評判）管理

ドメインの「評判」が悪いと、そのドメインから送信されたメールが自動的にブロックされることがあります。

• 逆引き DNS (PTR レコード) の設定: IP アドレスからドメイン名が正しく引けるように設定します。
• ブラックリストのチェック: 主要なブラックリストに自分の IP が載っていないか定期的に確認してください。
• Google Postmaster Tools などの活用: Google Postmaster Tools では Google 宛のメールがどう評価されているか、迷惑メール率を可視化できます。
  • 参考：https://support.google.com/a/topic/6259779?hl=ja&ref_topic=7279058&sjid=4264608159939963139-NC（外部リンク）

コンテンツの最適化

フィルターは「怪しい挙動」を機械学習で検知します。
そのため、下記のようなコンテンツを避けることで、メールがスパム判定されにくくなると想定されます。

• 短縮 URL : 短縮 URL は、リンク先を隠すためにスパマーが多用するため、警戒される可能性があります。
• HTML とテキストのマルチパート構成: テキスト版が含まれていない HTML メールは、スパム判定を受けやすくなります。
• 不適切なキーワード: 「100 ％ 確実」「今すぐ稼げる」といった過激な宣伝文句や、過度な記号（！！！）の使用は控えることを推奨します。
• 画像のみのメール: 文字が画像化されていると、フィルターが内容を読み取れず、リスクとみなされる可能性があります。

配信リストの健全化（リスト・クリーニング）

存在しないアドレスに送り続けると、「管理がずさんな送信者」と見なされる可能性が上がります。
ダイレクトメールなどで一斉配信を利用する場合は、宛先リストに記載されたアドレスの定期的な精査をしてください。

• バウンス（不達）メールの即時除外: エラーで戻ってきたアドレスには二度と送らないようにします。
• オプトインの徹底: 事前に同意を得た相手にのみメールを送信します。
  許可を得ていない相手への送信は、受信者による「迷惑メール報告」を招き、ドメインの評価を致命的に下げます。