Email DLP 共用信件的設定步驟

對象

• HENNGE Email DLP 的管理者
• 在 HENNGE Email DLP 中使用團隊郵件功能的客戶

目的

• 說明在 HENNGE Email DLP 中設定團隊郵件功能的步驟。
• 通過執行此步驟，對於從共用郵件信箱等發送的待處理郵件，與發件人屬於同一地址群組的其他成員可以對郵件進行操作（檢視、寄出、刪除、停止）。

注意事項

1. 本文內容基於 2025 年 3 月時的產品規格製作，之後可能會在不事先通知的情況下進行更改。
2. 實際的畫面確認和設定的更改需要 HENNGE Email DLP 的管理者權限。
3. 管理介面的訪問方法，請參考以下步驟。
   存取 Email DLP 管理介面方法
4. 若要對從共用郵件信箱發送的郵件使用保留功能，並從 HENNGE Email DLP 的使用者介面確認郵件，則需要使用團隊郵件。
   ※ 共用郵件信箱因無授權，所以無法訪問 HENNGE Email DLP 的使用者介面，無法確認待處理的郵件。
   因此，通過使用團隊郵件功能，可以從團隊中的使用者介面對待處理郵件進行操作。

步驟

建立郵件地址群組

1. 參考以下文章輸入各項目，建立地址群組。
在地址群組建立畫面的 [地址的註冊和批准者的指定] 欄中，輸入允許操作待處理郵件的使用者或目標共用郵件信箱的地址。
Email DLP 郵件地址設定 - 建立地址群組

建立範例

建立規則群組及規則

1. 參考以下文章輸入各項目，建立規則群組。
Email DLP 篩選器設定 - 建立規則群組

2. 選擇建立的規則群組，點擊 [+ 建立新規則]。

3. 顯示規則建立畫面，輸入團隊郵件所需的以下設定。
※ 以下是團隊郵件功能中使用的設定範例。
根據需要參考以下文章，根據實際運營添加其他條件設定。
Email DLP 篩選器設定 - 建立規則

• 操作 : 選擇保留，並將保留時間設定為 1 分鐘到 999 分鐘之間或 [不自動寄出]。
  ※ 若設定為 [不自動寄出]，則在不保留也不刪除的情況下經過 10 天後會自動刪除。
• 勾選 [允許發件人地址群組成員操作]。
  ※ 勾選 [允許發件人地址群組成員操作]，團隊郵件將被啟用。

4. 設定必要的條件後，點擊 [+ 建立]。

5. 若只想將從共用郵件信箱發送的郵件作為團隊郵件的操作對象，請進行以下設定。

• 在 [規則條件] 中選擇 [符合以下所有條件]，然後點擊 [+ 添加]
• 在 [對象] 中指定 [信封發件人]
• 在 [條件] 中指定 [符合正則運算式]
• 在 [模式] 中輸入想要作為操作對象的共用郵件信箱等的郵件地址。
  在 . 的部分使用反斜線 \ 進行轉義。
  若要指定多個郵件地址，請在各地址之間指定 |。
  例：若要指定 3 個郵件地址作為操作對象，請如下指定。
  usergroup@example\.com|user1@example\.com|user2@example\.com
  使用正則表達式設定規則

篩選器定義

1. 參考以下文章，使用建立的地址群組或規則建立篩選器。
Email DLP 篩選器設定 - 建立篩選器

參考

・確認團隊郵件
從 HENNGE Email DLP 使用者介面的 [團隊郵件] 中，可以對同一地址群組中其他使用者的待處理郵件進行操作（檢視、寄出、刪除、停止）。
有關操作方法的詳細信息，請參考以下文章。
確認團隊郵件

・郵件操作的通知設定
如果要在對應用郵件功能的郵件進行操作時，通知除發件人以外的用戶，請參閱以下文章。
Email DLP 通知設定 - 郵件操作的創建